Как адвокату вести делопроизводство

В этой статье юрист Евгения Санарова отвечает на вопрос «Как адвокату вести делопроизводство?»

Читайте также:

1. IV. СОВЕТЫ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ БЕЛОРУССКОЙ ССР И ПОРЯДОК ИХ ИЗБРАНИЯ
2. Брачно-семейные отношения. Условия и порядок заключения брака. Медицинское обследование лиц, вступающих в брак
3. Бухгалтерский баланс, его сущность и порядок отражения в нем хозяйственных операций
4. Виды инструктажей по охране труда, порядок их проведения. Проверка знаний работников по вопросам охраны труда
5. Виды инструктажей по охране труда, порядок их проведения. Проверка знаний работников по вопросам охраны труда
6. Виды отпусков и порядок их предоставления
7. Виды отпусков, их продолжительность, порядок предоставления
8. Виды риска. Аудиторский риск, его составные элементы и порядок оценки.
9. ВЛИЯНИЕ ЦЕРКВИ НА ПОЛИТИЧЕСКИЙ ПОРЯДОК.
10. Вопрос 1.Назначение и порядок проведения экологического аудита.
11. ВОПРОС 10. Правовой статус общественных объединений в Беларуси, их виды, порядок регистрации, членство
12. ВОПРОС 11. Порядок внесения вопросов на рассмотрение Конституционного Суда

Ведение адвокатского производства производится в целях наиболее удобной для адвоката организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации.

Правильно составленное и оформленное адвокатское производство может оказать помощь адвокату по другим аналогичным делам, например, при анализе нормативного материала и судебной практики, выработке позиции по делу, способах доказывания и т. д.

Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.

Обязанность ведения адвокатского производства обусловливается необходимостью представления упорядоченной картины осуществляемой адвокатом деятельности. Отсутствие адвокатского производства в случае, когда возникает необходимость оценки качества работы адвоката, является одним из оснований признания его работы недобросовестной.

Кодекс профессиональной этики адвоката (п. 9 ст. 6) обязывает адвоката при ведении производства выполнять требования, в соответствии с которыми материалы, входящие в состав адвокатского производства по делу, а также переписка адвоката с доверителем, должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него. Адвокат должен вести делопроизводство отдельно от документов, принадлежащих доверителю.

Во избежание возникновения конфликтов и споров по поводу возможной утраты оригинальных документов адвокатам рекомендуется по возможности не хранить оригиналы предоставленных доверителям документов, а снимать с них копии и помещать их в адвокатское производство. Оригиналы документов целесообразно затребовать у доверителя по мере необходимости, когда они должны быть представлены в суд или иные органы. Рекомендуется также письменно фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот.

Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.

Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).

На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:

— наименование адвокатского образования;

— фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;

— Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;

— номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления:

— дата принятия поручения;

— номер ордера адвоката и дата его выдачи;

— наименование органа, в производстве которого находится дело;

— уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.

Выполнение данного требования необходимо для четкого обозначения того, что на материалы (информацию), включенные в адвокатское производство, распространяется действие адвокатской тайны.

На внутренней стороне папки должны быть обозначены перечень содержащихся в производстве материалов (опись), а также в хронологическом порядке действия по выполнению поручения и их результаты.

Адвокатское производство рекомендуется вести на бумажных носителях. Как показывает практика, для работы с материалами дела в судебном заседании производство на бумажных носителях является наиболее удобным. Наряду с этим допускается ведение адвокатского производства на цифровых носителях информации. Это может быть более целесообразно в случаях, когда материалы дела имеют большой объем, делающий невозможным либо проблематичным хранение такого количества документов и их транспортировку в суд или иные органы на бумажных носителях.

Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Указанные возможности реализованы в программе:

• Забыть о судебном заседании невозможно
• Четкий план действий по процессу
• Экономия времени на рутинную работу
• Множество аналитических отчетов для руководства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

• занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
• ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
• обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел..

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел:

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

• правила сортировки данных;
• автофильтры;
• различные типы данных в ячейках.

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

• потеря времени при сведении данных;
• смешение реестров и отчетов;
• трудности группового использования;
• отчетность в 90 % только в табличном виде

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Кодекс профессиональной этики адвоката обязывает адвоката вести делопроизводство отдельно от материалов и документов, принадлежащих доверителю (п. 9 ст. 6). Это единственное официальное требование к ведению адвокатского производства.

1. Документы и материалы, принадлежащие доверителю. Адвокату очень часто для выполнения поручения передаются как копии, так и подлинники документов. Такими документами могут быть: правоустанавливающие документы, касающиеся предмета спора или иного имущества, копии документов, удостоверяющих личность клиента и третьих лиц, свидетельства, подтверждающие государственную регистрацию актов гражданского состояния, учредительные документы юридических лиц, свидетельства о регистрации юридических лиц. Перечень таких документов можно продолжать до бесконечности. Иные материалы, принадлежащие доверителю: к таким материалам относятся все иные вещи, которые принадлежат доверителю, но передаются в пользование адвокату для выполнения поручения. При этом такие вещи не обладают признаками документа. Например, видеокассеты с записями, имеющими значение для рассмотрения спора.

2. Делопроизводство адвоката. В данном случае термин делопроизводство следует понимать в широком смысле этого слова. То есть к делопроизводству можно отнести все материалы, составляющие адвокатское производство, но не принадлежащие доверителю. В связи с этим можно выделить разные блоки делопроизводства в зависимости от категории и объема конкретного дела.

2.1. Процессуальные документы. В данный раздел входят все документы, относящиеся к процессуальной стороне деятельности адвоката. Это проекты и копии исковых заявлений, жалоб, ходатайств; запросы и заявления в различные органы власти и в частные организации; копии процессуальных документов, полученных от другой стороны по делу (от органов предварительного следствия) и т.д.

2.2. Материалы, относящиеся к материально-правовой стороне поручения. Копии протоколов, являющиеся доказательствами по делу, копии заключений экспертов и специалистов, видео- и звукозаписи. Сюда же можно отнести выписки из законодательства, судебной практики или специальной литературы.

2.3. Сведения, собираемые в процессе работы адвоката с клиентом, но не относящиеся к материально-правовой или процессуальной части. К этой части относятся записи бесед адвоката с клиентом, вопросные листы, данные о клиенте и других лицах, фиксируемые адвокатом при встречах, планы работ.

2.4. Документы, оформляющие отношения адвоката с клиентом. Такими документами являются подлинник или копия соглашения, копии ордеров, подлинники или копии актов приемки выполненных работ (если составляются), финансовые документы по проведению операций со средствами представителя, командировочные отчеты и т.д.

Как было сказано выше, Кодекс профессиональной этики адвоката предписывает адвокату хранить отдельно от делопроизводства документы и иные материалы, принадлежащие доверителю. Данное правило не всегда может способствовать удобству работы с досье. Проблему можно решить с помощью изготовления копий документов. В том числе и нотариально заверенных. В последнем случае использование подлинных документов может вообще не потребоваться. Представляется, что на копии документов не будет распространяться требование о раздельном хранении. Располагать материалы можно следующими способами.

1. Хронологический. Все материалы располагаются в хронологическом порядке по мере рассмотрения судебного процесса. Такой способ можно использовать, когда в материалах дела много документов, сопоставление которых требует учета даты. Например, при большом количестве судебных заседаний и необходимости сопоставлять по датам показания (пояснения) участников дела. В таком производстве отдельно располагаются материалы, касающиеся других вопросов деятельности адвоката.

2. Системно-логический. Материалы располагаются блоками, имеющими логическую связь. В уголовном деле так могут располагаться материалы, относящиеся к разным эпизодам. В арбитражном процессе: отдельно материалы, относящиеся к истцу и ответчику (свидетельства, учредительные документы), другая часть — документы, относящиеся к предмету спора, третья часть — копии процессуальных документов и т.д.

3. Смешанный. При таком способе часть документов располагается логическими блоками, а другая часть, например, процессуальные документы — в хронологическом порядке.

Безусловно, каждый адвокат выбирает свой индивидуальный подход к формированию адвокатского производства. Главное, чтобы в документах был порядок и чтобы самому адвокату было просто и удобно работать. Причем аналогичные требования существовали и в дореволюционной адвокатуре. Так, присяжный поверенный Александр Николаевич Марков писал в 1913 г., что «допущение беспорядка в канцелярии присяжного поверенного Совет признает нарушением профессиональных обязанностей» .

Правила адвокатской профессии в России. М., 2003. С. 236.

В соответствии с ч. 2 ст. 2 Закона об адвокатуре возможны разные виды юридической помощи, оказываемой адвокатом, начиная от консультирования, юридических справок и заканчивая представительством в конкретном деле. Поэтому и объем документов, которыми обладает адвокат при работе с клиентом, может быть разным. В одних случаях, видимо, достаточно сделать запись в журнале (ведомости и т.п.), что дана такая-то консультация; в других случаях речь идет о необходимости формирования адвокатского производства. Поэтому в дальнейшем речь пойдет о более сложных делах, предполагающих формирование адвокатского производства.

Нередко формирование адвокатского производства начинается с первой встречи с клиентом. В частности, записываются основные вопросы, касающиеся проблемы, в отношении которой обратился клиент, записываются первоначальные объяснения, личные данные участников и т.д. По делу может составляться одна (несколько) справок с описанием позиции по делу в целом или какой-то части. Справка предоставляется клиенту и (или) другим участникам для улучшения согласования как позиций, так и конкретных действий.

Кроме составления справки по делу можно отдельно составлять план работы по делу. Например, в адвокатской фирме «Юстина» выработана схема учета основных правовых документов и сроков прохождения в судебных инстанциях, которую они составляют при работе по арбитражным делам :

См.: Адвокатская деятельность / Под ред. В.Н. Буробина. М., 2003. С. 300 — 332.

Наименование организации _____________________

Дело N _______________________________________